Laat het werk sturen door mensen, adviseert onderzoekster Monique Ramioul
Eén van de ingrijpendste gevolgen van de coronacrisis was ongetwijfeld de enorme groei van het aantal werknemers die letterlijk van de ene dag op de andere gingen telewerken. Veel werknemers zaten dikwijls achter het scherm, in chatsessies, ‘conference calls’, ‘webinars’, online vergaderingen en online opleidingen. “Telewerken zal een blijver zijn in het post-corona-tijdperk”, verwacht onderzoekster Monique Ramioul van het Hoger Instituut voor de Arbeid (HIVA).
Bedrijven en organisaties die op grotere schaal telewerk willen invoeren, moeten een leerproces doormaken. Dat geldt zowel voor de 
leidinggevenden als voor de gewone werknemers.
“Wanneer iedereen op een andere plek werkt, wordt het ingewikkelder om het werk te coördineren en erover te communiceren”, zegt Ramioul. “Je moet dat allemaal zo simpel mogelijk laten verlopen. Zo beperk je het risico op storingen en frustraties”.
Samenhangend takenpakket
De onderzoekster adviseert om telewerkers een samenhangend en afgerond takenpakket te geven dat ze zelfstandig kunnen afwerken. “Zo zijn ze minimaal afhankelijk van anderen om hun werk te doen. Als er te veel onderlinge afhankelijkheid is, krijg je een hoop e-mails, misverstanden, problemen die lastig op te lossen zijn. En ook tijdverlies en achterstand, en uiteindelijk ontevreden werknemers, leidinggevenden en klanten”.
Betrek leden van teams bij de organisatie en de planning van het werk, zeggen ze bij het HIVA. “Taken waarvoor overleg met anderen niet nodig is of die te veel concentratie vergen, kan een teamlid alleen (thuis) uitvoeren. Taken waarvoor je ook anderen nodig hebt, kunnen worden doorgeschoven naar overlegmomenten, fysiek of online. Als het werk alleen centraal wordt georganiseerd en aangestuurd, is er te weinig flexibiliteit om vlot met onverwachte problemen om te gaan. Laat het werk sturen door mensen, niet door technologie”.
Maar technologie kan je wel slim inzetten. Ramioul: “Besef alleen dat technologie niet feilloos is en het werk ook ernstig kan hinderen. Gebruik technologie om het telewerk te ondersteunen, niet om elke menselijke coördinatie en communicatie over te nemen”.
Controleer resultaten
Werknemers veel autonomie geven in het kader van telewerk wil niet zeggen dat er geen controle meer kan zijn. “Bij telewerk kan je perfect de resultaten controleren in plaats van de inspanningen”, weet de onderzoekster. “Geef de mensen duidelijke doelstellingen en zeggenschap over hoe ze die doelstellingen het best kunnen verwezenlijken. Met de digitalisering zijn er mogelijkheden om het werk te monitoren. Maar let wel op: als je telewerkers te veel controleert, is dat contraproductief en stresserend, zeker wanneer ze hun woning moeten delen met andere gezinsleden, zoals bij de coronacrisis. Bij telewerk kan je beter uitgaan van flexibiliteit en vertrouwen”.
De onderzoekster wijst verder op het belang van sociale steun van collega’s en leidinggevenden. “Fysiek contact is dan ideaal. Maar in een coronacrisis moet dat noodgedwongen worden vervangen door virtuele omgang met elkaar. Ons onderzoek bij het HIVA toont aan dat dat werknemers dikwijls zelf contact opnemen met collega’s, zelfs wanneer ze dat formeel niet mogen doen. De reden: ze beseffen dat het belangrijk is om te overleggen en over sommige taken af te stemmen”.
Fysieke aanwezigheid
Monique Ramioul verwacht dat er na de coronacrisis véél meer telewerk zal zijn dan ervoor. “Maar we denken ook dat niemand vijf dagen per week zal willen telewerken. Het is belangrijk dat werknemers soms ook fysiek aanwezig zijn in een bedrijf of organisatie. Als alle sociaal contact en alle onderlinge steun wegvallen, is niemand daarbij gebaat, de organisatie niet en de werknemers al evenmin”.
Ramioul heeft nog een laatste tip. “Uit onderzoek weten we dat het verstandig is om binnen teams min of meer gelijke mogelijkheden te voorzien om aan telewerk te doen. Dat is goed voor het vertrouwen in het team. En als de sfeer in een team of op een dienst goed zit, is dat dan weer gunstig voor de ontwikkeling van competenties op het werk”.
“Afspraken kan je best herbekijken of aanpassen”
“Telewerk moet je op bedrijfs- of organisatieniveau regelen, vooral de praktische kant ervan”, zegt Monique Ramioul van het HIVA. “Werkgevers die over telewerk nog geen akkoord sloten met de vakbonden, hebben nu een uitgelezen kans, zeker met de ervaringen van de corona-lockdown in het achterhoofd. Er bestaan al heel wat cao’s over dit thema op bedrijfs- of sectorniveau. Het is perfect mogelijk dat de sociale partners deze kwestie bespreken op een hoger niveau”.
“Wanneer meer werknemers aan telewerk gaan doen en het meer systematisch wordt gebruikt, kan het nodig zijn eerdere akkoorden uitdrukkelijk te evalueren en de afspraken te herbekijken of aan te passen. Wie mag wel of niet telewerken? Hoe vaak mag dat? Is er een compensatie voor internetverbindingen van thuis uit? Krijgen werknemers goede informatica om thuis te werken? Wat zijn de afspraken over controle en prestaties? Je moet dus veel afspreken wat te maken heeft met de arbeidsvoorwaarden, de werkomstandigheden, de organisatie van het werk”.
Monique beklemtoont dat het geen goed idee is om constant en uitsluitend te telewerken. “Dat geldt zowel voor de werknemers als voor organisaties. Het is beter om het aantal mogelijke dagen telewerk per week te beperken, zeker op de langere termijn”.
“In teams is het belangrijk om billijk en transparant te zijn. Afspraken over telewerk moeten voor iedereen in het team dezelfde zijn. Als er toch verschillen zijn, is het belangrijk om goed uit te leggen waarom dat zo is”.
Auteur: Denis Bouwen |Foto: BelgaImage